Elektroniczny obieg wniosków pracowniczych - jak usprawnić obieg wniosków?
Elektroniczny obieg wniosków pracowniczych - jak usprawnić obieg wniosków?

Elektroniczny obieg wniosków pracowniczych - jak usprawnić obieg wniosków?

Wiele firm do dzisiaj nie przeszło na elektroniczny obieg dokumentów, a teraz… żałują. Ostatnie wydarzenia pokazały nam, że digitalizacja pewnych procesów jest nieunikniona. To dotyczy także obiegu wniosków.

 

Zdarzało się, że wnioski urlopowe pracowników nie trafiały do działu kadr na czas i gubiły się po drodze? Wydatki związane z obsługą wniosków papierowych są odczuwalne? Już wcześniej było wiele sygnałów, żeby wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Wiele przedsiębiorstw odkładało to jednak w czasie, często z obawy o bezpieczeństwo danych. Teraz coraz więcej firm przekonuje się, że taka usługa zdecydowanie usprawnia przebieg kluczowych procesów, również w warunkach kryzysowych.

 

Rozwiązanie dla każdego.

 

Każda firma jest inna, dlatego każde wdrożenie będzie wyglądało inaczej. W zależności od potrzeb, obieg wniosków, ich rodzaj, ilość czy dostęp do nich można dowolnie definiować. System zapewnia pełną kontrolę nad udostępnianiem narzędzia pracownikom – mogą korzystać wszyscy lub wybrani pracownicy, których bazę tworzy się zazwyczaj na etapie konfigurowania. Standardy bezpieczeństwa są bardzo dobrze pilnowane przez producentów oprogramowania, jak więc wygląda działanie elektronicznego obiegu dokumentów w praktyce?

 

Jak to działa?

 

Pracownik loguje się do swojego konta w aplikacji lub przez przeglądarkę. Wypełnia interesujący go wniosek w postaci elektronicznej i za pomocą jednego przycisku wysyła go do przełożonego odpowiedzialnego za odrzucenie lub akceptację wniosku pracowniczego. Dodatkową korzyścią z punktu widzenia pracownika jest możliwość monitorowania obiegu wniosku i jego edycji w przypadku odrzucenia przez przełożonego.

 

Przełożony natomiast otrzymuje powiadomienie mailem, natychmiast po wystawieniu wniosku, a system dodatkowo przypomina mu o konieczności podjęcia odpowiedniej decyzji, usprawniając tym samym przepływ informacji. Dodatkowo uzyskuje on podgląd pozostałych wniosków złożonych np. w jego dziale, a tym samym ma kontrolę nad absencją pracowników, mogąc skupić się na zapewnieniu odpowiedniej obsady, aby zrealizować postawione przed nim cele.

 

Dział kadr zarządza obiegiem wniosków pracowniczych, zatwierdzając je lub anulując. Ma możliwość zalogowania się do systemu, aby uzyskać informacje o wszystkich wysłanych wnioskach wraz z informacją, do kiedy wniosek musi zostać przez niego potwierdzony i przekazany do realizacji. Zyskuje zatem możliwość zaplanowania sobie kolejności i usystematyzowania tej części swoich obowiązków. Dodatkowo osoba zarządzająca wnioskami ma możliwość wygenerowania raportu ogólnego i szczegółowego z informacją o statusie obsługiwanych wniosków w danym okresie, jak również raportów archiwizujących wnioski zaakceptowane.

 

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można złożyć on-line:

  • wniosek o urlop wypoczynkowy
  • wniosek o urlop na żądanie
  • wniosek o urlop bezpłatny
  • wniosek o urlop okolicznościowy
  • wniosek o opiekę nad dzieckiem
  • wniosek o urlop macierzyński/tacierzyński
  • wniosek o urlop wychowawczy
  • wniosek o dzień wolny za HDK
  • wniosek o dzień wolny za nadgodziny.

 

Cały świat się digitalizuje.

 

Technologie towarzyszą nam na każdym kroku i ułatwiają codzienne życie. Również w pracy służą one przede wszystkim odciążeniu pracowników z zadań żmudnych i powtarzalnych, które można wygodnie wykonywać poprzez wykorzystanie do tego stworzonych systemów lub w pełni je zautomatyzować. Dzięki zdigitalizowaniu takich procesów wielu firmom było o wiele łatwiej przystosować się do nowej rzeczywistości niż tym, których funkcjonowanie opiera się przede wszystkim na fizycznym obiegu dokumentacji. Jest to najlepszy czas, aby usprawnić działanie swojej firmy i wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów.

 

Przykład elektronicznego obiegu wniosków został opisany na podstawie działania systemu do zarządzania zasobami ludzkimi KARO HRMS.

Udostępnij: