Czas to pieniądz - jak skutecznie zarządzać czasem pracy pracowników?
Czas to pieniądz - jak skutecznie zarządzać czasem pracy pracowników?

Czas to pieniądz - jak skutecznie zarządzać czasem pracy pracowników?

Problem z zaplanowaniem czasu pracy zdarza się wielu menedżerom –  przepisy są nieugięte, a grafik trzeba dopasować do wielu pracowników. Z tego powodu również rozliczanie czasu pracy często trwa za długo i jest pracochłonne. Można ręcznie planować każdemu pracownikowi grafik pracy, napotykając się przy tym na liczne problemy ze skoordynowaniem pracy całego zespołu w zgodzie z przepisami prawa pracy. Można jednak posłużyć się systemem do planowania i zarządzania czasem pracy, który zrobi to wszystko automatycznie.

 

Czy na pewno moja firma potrzebuje systemu do planowania grafików?

 

W dobie dynamicznie zmieniającego się popytu, dużych ilości małych zamówień i nieregularnych zleceń, odpowiednie zaplanowanie czasu pracy pracowników staje się jednym z ważniejszych elementów konkurencyjności przedsiębiorstwa. Z drugiej strony newralgicznym procesem jest rozliczenie czasu pracy, związanych z nim dodatków i nadgodzin w bardzo krótkim czasie, żeby zdążyć z wypłatami wynagrodzeń na czas. Rozliczenie to z reguły absorbuje dużo czasu i nie jest wolne od błędów.

 

Zaplanowanie odpowiedniej ilości pracowników w odpowiednim czasie, zdolnych wykonać powierzone zadania, sprawia menedżerom wiele problemów. Powodem tego stanu rzeczy jest zmienność zamówień oraz skomplikowane przepisy prawa pracy. Oba te czynniki razem sprawiają, że menedżer wielokrotnie musi modyfikować grafiki czasu pracy. Zbudowanie grafiku, w którym zminimalizowane są przestoje i ryzyko nadgodzin, który jest w dodatku zgodny z kodeksem pracy, bez dobrego narzędzia informatycznego, jest dużą sztuką.

 

Na co zwrócić uwagę przy doborze narzędzia?

 

Najlepsze będzie narzędzie, które pomoże w graficzny sposób stworzyć rozkład czasu pracy pracowników oraz sprawdzi poprawność grafiku z przepisami prawa pracy. Takie funkcje znajdziemy np. w module Grafiki systemu KARO HRMS. Warto zwrócić uwagę na to, czy aplikacja pozwala planować czas pracy dla różnych systemów: równoważnego, zmianowego itp. System automatycznie przypisze czas nominalny tym pracownikom, którym nie zostały zarejestrowane odstępstwa od tego czasu pracy oraz pozwoli zarejestrować i zakwalifikować godziny nadliczbowe i dodatki. W dowolnym momencie można uzyskać informację na temat czasu pracy danego pracownika wraz z jego bilansem.

 

Jest to nieoceniona pomoc, umożliwiająca służbom kadrowym wyeliminowanie błędów w planowaniu czasu pracy, dzięki sprawdzonym algorytmom kontroli czasu pracy. Program do zarządzania czasem pracy pomoże również zredukować przestoje i nadgodziny oraz znacznie przyspieszy proces bilansowania i rozliczania czasu pracy poszczególnych pracowników. Daje również pewność, że wypłaty zrealizowane zostaną poprawnie i na czas.

 

Takie narzędzie wpływa na lepsze zarządzanie czasem pracy oraz umożliwia skrócenie i optymalizację procesu planowania i rozliczania czasu pracy do niezbędnego minimum, co zmniejsza koszty personalne. Oszczędza to czas zarówno menedżerów, jak i działów kadrowych. Programy do planowania czasu pracy to również brak obaw w przypadku kotrolii inspekcji pracy - jeśli są na bieżąco aktualizowane, mamy pewność, że nasze grafiki są zgodne z obowiązującymi przepisami.

 

Ergonomia pracy

 

Wybór odpowiedniego systemu do planowania i zarządzania czasem pracy jest niewątpliwym wsparciem służb kadrowych w bilansowaniu i rozliczaniu czasu pracy. Po wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania, widoczne jest podniesienie efektywności całej firmy – dobrze utworzone grafiki dla wszystkich zespołów to sprawniej działające przedsiębiorstwo, różnicę odczują wszyscy.  

 

 

 

Udostępnij: