Delegacje pracowników to konieczność biznesowa. Niestety, ich dokumentowanie i księgowanie może skutecznie spowolnić pracę i napsuć nerwy. Co zrobić, aby usprawnić procesy związane z inicjowaniem, akceptowaniem i rozliczaniem podróży służbowych? To proste – zautomatyzować je!
Pozwoli to nie tylko na odciążenie pracowników, lecz również ułatwi kontrolę kosztów i poprawności wyliczeń, która wpłynie na ograniczenie zbędnych wydatków firmy. Jak to zrobić?
Pozwól wnioskom przyspieszyć!
Rozliczanie delegacji za pomocą systemu do zarządzania zasobami ludzkimi skutecznie pomoże uniknąć sytuacji, gdzie pracownicy gubią się w rozliczeniach, a księgowość tkwi ciągle w korektach. Oszczędza to nie tylko czas, jaki muszą poświęcić poszczególne komórki organizacyjne, aby proces akceptacji i rozliczenia delegacji przebiegł prawidłowo, ale również daje kontrolę nad wydatkami firmy poprzez ścisłe określenie elementów finansowych delegacji - zaliczek, diet itp.
Jak to działa?
Na przykładzie modułu Delegacje systemu KARO HRMS, dostęp do usługi mogą mieć wszyscy bądź wybrani pracownicy (każdy z nich otrzymuje indywidualny login i hasło). Mogą oni samodzielnie tworzyć wnioski o wyjazd służbowy i przesyłać je do swojego przełożonego. Cały proces, od momentu wnioskowania po decyzję o akceptacji
i wniosek o zaliczkę, odbywa się on-line. System spina w efektywny sposób wiele stanowisk odpowiedzialnych za proces obsługi podróży służbowych, co pomaga skrócić go do niezbędnego minimum.
Pracownik ma możliwość określenia wysokości zaliczki na poczet delegacji oraz przygotowania całego rozliczenia odbytej podróży. System przesyła rozliczenie podróży służbowej do weryfikacji, akceptacji i rozliczenia, odpowiednio do księgowości i przełożonego. Dział księgowości w procesie akceptacji wniosku o wyjazd służbowy realizuje wniosek
o zaliczkę, a po procesie rozliczenia delegacji weryfikuje poprawność rozliczenia. Następnie księguje koszty i rozlicza się z pracownikiem - pobiera lub zwraca pieniądze. Takie rozwiązanie wpływa na wzrost efektywności rozliczeń księgowych.
System daje pracownikom nie tylko dostęp do monitoringu procesu akceptacji wniosku o delegację, ale i całego procesu jej rozliczenia. To właśnie pracownik po powrocie z podróży służbowej wypełnia formularz rozliczenia delegacji, który trafia do właściwych komórek w przedsiębiorstwie. Rozliczenie może być zrobione z każdego miejsca i o każdej porze, co znacznie usprawnia pracę.
Narzędzie pozwala również na dodawanie elektronicznych załączników dokumentujących wyjazd służbowy, przyspieszając tym samym zamknięcie rozliczenia. Taka forma stanowi również dodatkowe zabezpieczenie w przypadku zaginięcia dokumentów.
Wygoda i oszczędność.
Rozliczanie delegacji za pomocą dedykowanych systemów do zarządzania zasobami ludzkimi to niezaprzeczalna wygoda i oszczędność czasu przy maksymalnym ograniczeniu wydatków związanych z dokumentacją w wersji papierowej. Dostarczenie odpowiednich narzędzi pozwala zaoszczędzić czas zarówno księgowym, jak i pracownikom oraz menedżerom.
Przykład opisany na podstawie działania modułu Delegacje. Zobacz system do zarządzania zasobami ludzkimi Karo HRMS.